Regulamin

Regulamin przyjęcia urodzinowego w Akademii Harmonika
1. Organizacją urodzin („Urodzin”) zajmuje się Akademia Harominika („Organizator”) na zlecenie rodziców lub opiekunów dziecka („Klientów”).
2. Do uczestniczenia w imprezach zamkniętych, w tym w imprezach urodzinowych, nie jest wymagane posiadanie Karty Klubu Akademii Harmoniki.
3. Przyjęcia urodzinowe organizowane są dla dzieci w wieku od 1-9 lat.
4. Harmonika zajmuje się organizacja urodzin w następujących dniach i godzinach:
 Od poniedziałku do piątku w godz. 16.00-18.00 lub 17.00-19.00, sobota 14.00-16.00 oraz 17.00-19.00, niedziela 13.00-15.00 oraz 16.00-18.00
5. Przyjęcie urodzinowe trwa 2 godziny zegarowe, czas liczony jest od godziny określonej w zleceniu organizacji urodzin, nie od momentu zebrania się wszystkich gości.
6. W przypadku urodzin z oferty obowiązującej od poniedziałku do piątku sala zabaw udostępniana jest zlecającemu urodziny na wyłączność na 2 godziny zegarowe.
7. Przyjęcie urodzinowe może zostać przedłużone za dodatkową opłatą o dodatkową godzinę, należy to ustalić podczas rezerwacji terminu, nie bezpośrednio w dniu organizacji.
8. Termin urodzin należy zarezerwować minimum 7 dni przed planowanym przyjęciem.
9. Warunkiem rezerwacji terminu przyjęcia urodzinowego jest wypełnienie i podpisanie „Zlecenia Organizacji Urodzin” oraz wpłata bezzwrotnego (z zastrzeżeniem pkt 9) zadatku w wysokości 300zł ( dotyczy urodzin w weekend lub w tygodniu w wersji z pakietami) lub 100 zł ( dotyczy urodzin w tygodniu, w opcji podstawowej 300 zł za urodziny) . Cena przyjęcia urodzinowego uzależniona jest od wybranego zakresu i rodzaju imprezy. Wpłata zadatku i podpis „Zlecenia Organizacji Urodzin” jest dla nas potwierdzeniem, że zapoznali się Państwo z regulaminem urodzin i go akceptują. Cena kalkulowana jest każdorazowo indywidualnie i określona jest w „Zleceniu Organizacji Urodzin”.
10. W „Zleceniu Organizacji Urodzin” Klient dokonuje wyboru pakietu, tematu urodzin i dodatków. W przypadku wyboru atrakcji dodatkowej zostanie ona w ciągu 3 dni od daty dokonania rezerwacji potwierdzona przez Organizatora. W przypadku niedostępności wybranych atrakcji urodzinowych Klient ma prawo do odstąpienia od umowy i zwrotu 100% zadatku (z zastrzeżeniem przedstawienia paragonu) o czym zobowiązany jest poinformować Organizatora pisemnie lub osobiście, nie później niż w kolejnym dniu od otrzymania informacji o braku wybranej atrakcji.
11. Organizator nie odpowiada za dostępność wybranej dodatkowej atrakcji urodzinowej, które realizowane są przez niezależne firmy lub osoby współpracujące z Organizatorem.
12. Rezygnacja z terminu urodzin z powodów zależnych od Klienta musi zostać dokonana pisemnie poprzez email lub osobiście w lokalu Organizatora poprzez odpowiedni zapis na „Zleceniu Organizacji Urodzin”. W takim przypadku zasady zwrotu zadatku będącej rezerwacją terminu urodzin są następujące:
a. W przypadku rezygnacji z imprezy nie później niż 3 tygodnie przed jej terminem może nastąpić zwrot 50% zadatku lub przesunięcie na inny termin z zachowaniem pełnej wartości zadatku.
b. W przypadku rezygnacji z imprezy pomiędzy trzecim a pierwszym tygodniem przed terminem urodzin może nastąpić zmiana terminu organizacji urodzin w Harmonice z zachowaniem 50% zadatku albo rezygnacja z organizacji urodzin bez zwrotu zadatku.
c. W przypadku rezygnacji z imprezy na mniej niż 7 dni przed imprezą zadatek nie podlega zwrotowi, ewentualnie 2/3 zadatku może być przeznaczone na inny termin urodzin.
13. W przypadku braku wpłaty zadatku po dokonaniu wstępnej rezerwacji, rezerwacja jest anulowana automatycznie w przeciągu 3 dni bez wcześniejszego informowania o anulowaniu rezerwacji.
14. W wypadkach losowych, niezależnych od Organizatora, gdy potwierdzona atrakcja urodzinowa odwołuje udział w
Urodzinach bezpośrednio przed Urodzinami lub w terminie krótszym niż 3 dni przed Urodzinami Klientowi przysługuje
zwrot 200zł z tytułu braku atrakcji, o ile Organizator nie jest w stanie zapewnić innej alternatywnej propozycji dostosowanej
do wieku dzieci.
15. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak atrakcji (z zastrzeżeniem pkt. 13) lub inne zdarzenia losowe i wywołane
siłami wyższymi, niezależnymi od Organizatora, które wpływają na organizację Urodzin lub jej odwołanie (np. w przypadku
zamknięcia Centrum handlowego Domoteka, ewakuacji, awarii, etc), w którym to przypadku dokonywany jest zwrot zadatku.
16. Na przyjęcie urodzinowe prosimy przychodzić najwcześniej 10 minut przed godziną rozpoczęcia przyjęcia.
17. Do wyłącznej dyspozycji uczestników przyjęcia urodzinowego przez czas jego trwania jest oddzielna sala urodzinowa. W
placówce Harmoinika uczestnicy urodzin mogą też nieodpłatnie korzystać z Sali Zabaw w czasie trwania przyjęcia
urodzinowego.
18. W ,,Zleceniu organizacji urodzin” należy określić orientacyjną liczbę gości. Ostateczną liczbę zaproszonych osób
zleceniodawca zobowiązany jest potwierdzić najpóźniej do dnia poprzedzającego przyjęcie urodzinowe do godziny
10:00.
Opłata za urodziny naliczana jest zgodnie z zadeklarowaną ilością dzieci na dzień przed urodzinami lub w Zleceniu Organizacji
Urodzin jeśli nie było potwierdzenia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której liczba gości przybyłych jest większa niż wcześniej
zadeklarowana przez zleceniodawcę. Wówczas organizator pobiera opłatę za wszystkich przybyłych uczestników przyjęcia.
19. Za gości traktowane są wszystkie obecne na przyjęciu dzieci od 2 roku życia. Dzieci do 2 roku życia nie są liczone jako
pełnopłatni goście, lecz powinny zostać pod stałą opieka osoby dorosłej.
20. W przypadku mniejszej liczby gości niż dziesięcioro dzieci cena naliczana jest za dziesięcioro dzieci.
21. Zleceniodawca w „Zleceniu organizacji urodzin” zobowiązany jest określić osobę odpowiedzialną za uczestników
przyjęcia („Opiekun”), która podczas trwania urodzin będzie sprawowała opiekę nad uczestnikami. W przypadku braku
wpisanego Opiekuna przyjmuje się, że jest nim Klient zlecający Urodziny. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za
bezpieczeństwo dzieci podczas godzin wynajmu Sali i organizacji Urodzin.
22. Zleceniodawca bądź inna osoba dorosła będąca odpowiedzialna za uczestników imprezy zobowiązana jest przebywać na
terenie placówki Harmoniki podczas trwania Urodzin.
23. Organizator zapewnia prowadzenie Urodzin przez co najmniej jednego wyznaczonego Animatora. Liczba animatorów
uzależniona jest od potwierdzonej liczby dzieci.
24. Rozliczenie następuje po zakończeniu przyjęcia urodzinowego, dokonywane jest na podstawie rzeczywistej liczby gości z
zastrzeżeniem pkt. 17, 18 i 19. Kwota podstawowa nie ulega zmianie w chwili kiedy liczba gości nie przekracza 10
uczestników.
25. Urodziny kończą się o godzinie określonej w ,,Zleceniu organizacji urodzin”. Goście w ciągu 20min od zakończenia
Urodzin zobowiązani są opuścić lokal Harmoniki. W przypadku przekroczenia powyższego czasu, organizator
zastrzega sobie prawo do naliczenia dodatkowej opłaty w wysokości 50zł za każde rozpoczęte 20minut.
26. Zabrania się przynoszenia oraz spożywania napojów alkoholowych na terenie Harmoniki.
27. Za ewentualne szkody na osobach lub mieniu spowodowane przez uczestników urodzin odpowiada Opiekun.
28. Akademia Harmonika ma prawo do odstąpienia od Umowy, w przypadku gdy zleceniodawca nie przestrzega Regulaminu.
29. Organizator przewiduje możliwość organizowania innych niż urodzinowe imprez zamkniętych, których warunki oraz cena zostanie indywidualnie uzgodniona.